Đối với văn phòng, doanh nghiệp, nhà máy hay trường học có nhu cầu in ấn thường xuyên, máy photocopy là một trong những thiết bị quan trọng để xử lý hợp đồng, chứng từ, hồ sơ và tài liệu nội bộ. Tuy nhiên, đầu tư một chiếc máy có công suất phù hợp có thể cần khoản ngân sách đáng kể, chưa kể chi phí mực, vật tư, bảo trì và sửa chữa trong quá trình sử dụng.
Thay vì phải đầu tư máy ngay từ đầu, dịch vụ cho thuê máy photocopy tại MTP giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí mà vẫn có thiết bị đáp ứng nhu cầu công việc.
MTP ưu tiên cung cấp các dòng Fuji Xerox/Xerox nhờ khả năng vận hành ổn định và chất lượng bản in tốt. Tùy nhu cầu, khách hàng cũng có thể được tư vấn các thương hiệu khác như Ricoh, Toshiba, Canon, Konica Minolta, Sharp, Kyocera…
Điểm khác biệt không nằm ở việc chọn chiếc máy có cấu hình cao nhất, mà là chọn đúng máy – đúng công suất – đúng sản lượng – đúng ngân sách của doanh nghiệp.
Dịch vụ cho thuê máy photocopy là gì?
Cho thuê máy photocopy là hình thức doanh nghiệp sử dụng máy trong một khoảng thời gian nhất định và thanh toán chi phí theo thỏa thuận trong hợp đồng, thay vì phải mua và sở hữu thiết bị.
Tùy gói dịch vụ, chi phí thuê có thể được xác định dựa trên:
- Loại máy đen trắng hoặc máy màu.
- Model và cấu hình máy.
- Tốc độ in/copy.
- Sản lượng bản in dự kiến mỗi tháng.
- Các chức năng A3/A4, in hai mặt, scan, in mạng…
- Số lượng thiết bị cần thuê.
- Thời gian thuê.
- Các dịch vụ kỹ thuật đi kèm.
Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không chỉ thuê một chiếc máy, mà còn có thể nhận được các dịch vụ hỗ trợ như giao lắp, cài đặt, bảo trì và xử lý kỹ thuật theo chính sách của từng hợp đồng.
Đây là lý do hình thức thuê máy đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát ngân sách và giảm gánh nặng quản lý thiết bị văn phòng.
Vì sao doanh nghiệp nên thuê máy photocopy thay vì mua?
Mua hay thuê đều có ưu điểm riêng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp muốn hạn chế vốn đầu tư ban đầu hoặc chưa xác định chính xác nhu cầu sử dụng lâu dài, thuê máy mang lại nhiều lợi thế.
1, Không cần đầu tư số vốn lớn ban đầu
Thay vì bỏ một khoản tiền lớn để sở hữu thiết bị, doanh nghiệp chỉ cần thanh toán chi phí thuê theo kỳ.
Nguồn vốn còn lại có thể dành cho các hoạt động quan trọng hơn như nhân sự, kinh doanh, marketing hoặc mở rộng sản xuất.
2, Dễ dự toán chi phí in ấn
Khi gói thuê quy định rõ sản lượng và mức phí, doanh nghiệp có thể chủ động dự toán ngân sách hàng tháng.
Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị có nhu cầu in tài liệu thường xuyên.
3, Giảm áp lực bảo trì và sửa chữa
Khi sở hữu máy, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về bảo dưỡng, tìm đơn vị sửa chữa và thay thế vật tư khi thiết bị gặp vấn đề.
Với hình thức thuê, phạm vi bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật được quy định trong hợp đồng, giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc quản lý thiết bị.
4, Có thể điều chỉnh thiết bị khi nhu cầu thay đổi
Một văn phòng ban đầu chỉ có 10 nhân viên có thể tăng lên 30–50 nhân viên sau một thời gian.
Khi sản lượng tăng và máy hiện tại không còn phù hợp, khách hàng có thể trao đổi với MTP để lựa chọn phương án thiết bị khác theo điều kiện hợp đồng.
Các dòng cho thuê máy photocopy tại MTP
MTP lựa chọn thiết bị dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, thay vì áp dụng một model cho tất cả khách hàng.
Máy photocopy đen trắng
Phù hợp với doanh nghiệp chủ yếu xử lý:
- Hợp đồng.
- Chứng từ.
- Hồ sơ.
- Biểu mẫu.
- Tài liệu hành chính.
- Tài liệu nội bộ.
Đây thường là lựa chọn có chi phí tối ưu cho những đơn vị có sản lượng lớn nhưng không yêu cầu màu sắc.
Máy photocopy màu
Phù hợp với doanh nghiệp cần xử lý:
- Catalogue.
- Báo cáo có biểu đồ.
- Hồ sơ giới thiệu.
- Tài liệu đào tạo.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Tài liệu cần nhận diện màu sắc.
MTP có thể tư vấn cấu hình dựa trên tỷ lệ bản màu/đen trắng và sản lượng dự kiến để tránh thuê máy vượt quá nhu cầu.
Fuji Xerox/Xerox là dòng máy MTP ưu tiên
MTP ưu tiên cung cấp Fuji Xerox/Xerox bởi đây là nhóm thiết bị có nhiều cấu hình phù hợp với môi trường văn phòng và doanh nghiệp.
Tùy model, thiết bị có thể đáp ứng các chức năng:
Copy – Print – Scan – Duplex – A3/A4 – kết nối mạng – nhiều khay giấy.
Bên cạnh Xerox, nếu khách hàng có nhu cầu về Ricoh, Toshiba, Canon, Konica Minolta, Sharp hoặc Kyocera, MTP có thể tư vấn theo yêu cầu và khả năng cung cấp thực tế.
Cách MTP lựa chọn máy phù hợp cho từng doanh nghiệp
Đây nên là một trong những điểm khác biệt quan trọng của dịch vụ MTP.
Thay vì hỏi khách hàng đơn giản “muốn thuê máy nào?”, việc lựa chọn nên bắt đầu từ nhu cầu sử dụng:
Sản lượng/tháng → màu hay đen trắng → A3/A4 → tốc độ → chức năng → số người sử dụng → môi trường vận hành.
Ví dụ, văn phòng chỉ in khoảng vài nghìn trang mỗi tháng không nhất thiết phải thuê máy công suất rất lớn. Ngược lại, nhà máy có hàng chục người cùng sử dụng cần thiết bị có tốc độ và khả năng chịu tải tốt hơn.
Chọn đúng máy ngay từ đầu giúp giảm cả chi phí thuê lẫn nguy cơ quá tải trong quá trình sử dụng.
Khi thuê máy photocopy tại MTP, khách hàng nhận được gì?
Đây là phần bài cũ của anh nên làm mạnh nhất. Thay vì các câu như “dịch vụ tốt”, “máy chất lượng”, nên thể hiện bằng những giá trị cụ thể.
1, Máy được kiểm tra trước khi bàn giao
Trước khi đưa tới khách hàng, máy được kiểm tra tình trạng vận hành và các chức năng cần thiết theo cấu hình.
Mục tiêu là hạn chế tình trạng thiết bị vừa được lắp đặt đã phát sinh lỗi ảnh hưởng đến công việc.
2, Giao máy và lắp đặt tận nơi
MTP hỗ trợ vận chuyển, bố trí và lắp đặt thiết bị theo phạm vi dịch vụ.
Kỹ thuật viên có thể hỗ trợ các hạng mục cần thiết như cài driver, kết nối máy tính, thiết lập in mạng hoặc scan theo cấu hình thực tế.
3, Bảo trì, bảo dưỡng định kỳ
Một chiếc máy tốt vẫn cần được kiểm tra trong quá trình vận hành.
Việc bảo dưỡng giúp phát hiện sớm tình trạng hao mòn của các bộ phận và hạn chế những sự cố bất ngờ.
4, Hỗ trợ kỹ thuật khi máy gặp sự cố
Nếu xảy ra các vấn đề như kẹt giấy bất thường, chất lượng bản in giảm, lỗi scan, lỗi kết nối hoặc máy báo lỗi, khách hàng có đầu mối kỹ thuật để tiếp nhận và xử lý.
Nếu MTP đã chính thức áp dụng SLA mà anh đề cập trước đó, phần này có thể nâng thành:
Tiếp nhận nhanh – mục tiêu hỗ trợ kỹ thuật trong vòng dưới 2 giờ tại khu vực áp dụng.
Không nên đưa mốc <2 giờ thành cam kết toàn quốc nếu MTP chưa có phạm vi áp dụng cụ thể.
5, Có phương án máy thay thế khi phát sinh lỗi nghiêm trọng
Nếu đây đã là chính sách chính thức của MTP, nên biến thành USP rất mạnh:
Trường hợp máy gặp lỗi nghiêm trọng, không thể khắc phục trong thời gian quy định, MTP bố trí máy tương đương thay thế theo điều kiện hợp đồng để hạn chế gián đoạn công việc.
Cách viết này chính xác hơn “1 đổi 1” vì khách hàng hiểu đây là máy thay thế để duy trì vận hành, không phải chuyển quyền sở hữu một máy mới.
6,Gói thuê linh hoạt theo nhu cầu
MTP có thể tư vấn dựa trên sản lượng thực tế thay vì để khách hàng trả tiền cho một cấu hình không sử dụng hết.
Đây là lợi thế đáng nhấn mạnh với khách hàng B2B.
Bảng giá cho thuê máy photocopy tại MTP
Giá thuê máy không nên chỉ được quyết định theo model. Để có báo giá sát nhu cầu, cần xem xét đồng thời công suất, sản lượng, loại bản in và thời gian thuê.
Thay vì giữ 5 bảng giá model cũ như bài trước, em đề xuất trang chính chuyển sang dạng:
- Nhu cầu Loại máy đề xuất Phù hợp
- In tài liệu văn phòng Máy đen trắng Văn phòng nhỏ – vừa
- Sản lượng lớn Máy đen trắng công suất cao Công ty, nhà máy
- In tài liệu có màu Máy photocopy màu Marketing, đào tạo, văn phòng
- Nhu cầu A3 + scan + in mạng
- Máy đa chức năng Doanh nghiệp
- Thuê theo dự án
- Cấu hình theo sản lượng
- Ban dự án, công trình
Giá thuê cụ thể phụ thuộc vào model, sản lượng cam kết, số lượng máy, thời hạn hợp đồng và phạm vi dịch vụ.
Khách hàng có thể cung cấp số bản in/tháng + nhu cầu màu/đen trắng + số người sử dụng để MTP tư vấn cấu hình và báo giá phù hợp.
Phần giá chi tiết có thể đặt ở một trang “Bảng giá cho thuê máy photocopy” riêng rồi internal link từ bài này. Như vậy khi giá thay đổi anh chỉ cần cập nhật một trang, tránh để nhiều bảng giá cũ nằm rải rác trên website.
Quy trình cho thuê máy photocopy tại MTP
Quy trình nên đơn giản để khách hàng B2B đọc xong biết ngay cần làm gì.
Bước 1 – Tiếp nhận nhu cầu: Khách hàng cung cấp sản lượng dự kiến, nhu cầu màu/đen trắng, khổ giấy, chức năng và thời gian thuê.
Bước 2 – Tư vấn cấu hình: MTP đề xuất model và công suất phù hợp.
Bước 3 – Báo giá: Làm rõ giá thuê, sản lượng định mức, phí vượt bản, thời hạn và các dịch vụ đi kèm.
Bước 4 – Thống nhất hợp đồng: Hai bên xác nhận quyền lợi, trách nhiệm, điều kiện bảo trì và các nội dung liên quan.
Bước 5 – Giao và lắp đặt: Thiết bị được đưa tới địa điểm sử dụng, cài đặt và kiểm tra vận hành.
Bước 6 – Đồng hành trong thời gian thuê: MTP thực hiện bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật theo chính sách hợp đồng.
Hợp đồng cho thuê máy photocopy cần làm rõ những gì?
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giá thuê.
Một hợp đồng rõ ràng nên thể hiện:
- Model và số lượng máy.
- Cấu hình thiết bị.
- Thời hạn thuê.
- Giá thuê hàng tháng.
- Sản lượng được bao gồm.
- Chi phí bản vượt định mức.
- Mực/vật tư nào nằm trong dịch vụ.
- Trách nhiệm bảo trì và sửa chữa.
- Điều kiện phát sinh chi phí.
- Chính sách xử lý khi máy gặp sự cố.
- Điều kiện đổi hoặc thay thế thiết bị.
- Thanh toán và VAT.
- Trách nhiệm của hai bên.
Càng minh bạch từ đầu, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát tổng chi phí sử dụng.
Đối tượng sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy tại MTP?
Dịch vụ có thể phù hợp với nhiều nhóm khách hàng:
Doanh nghiệp, văn phòng: xử lý hợp đồng, hồ sơ, chứng từ và tài liệu nội bộ.
Nhà máy, khu công nghiệp: nhu cầu in biểu mẫu, tài liệu sản xuất, phiếu kho và hồ sơ với sản lượng lớn.
Trường học, trung tâm đào tạo: photocopy đề thi, giáo trình và tài liệu học tập.
Văn phòng dự án: cần thiết bị trong một khoảng thời gian nhất định nhưng không muốn đầu tư tài sản cố định.
Doanh nghiệp mới thành lập: cần kiểm soát vốn đầu tư ban đầu và chưa xác định chính xác sản lượng lâu dài.
Cam kết dịch vụ của MTP
MTP hướng tới một nguyên tắc đơn giản:
Không chỉ giao máy cho khách hàng, mà cung cấp giải pháp để hoạt động in ấn của doanh nghiệp được duy trì ổn định.
Theo đó, MTP tập trung vào:
- Tư vấn máy dựa trên nhu cầu thực tế.
- Kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao.
- Thống nhất chi phí và điều kiện thuê rõ ràng.
- Giao và hỗ trợ lắp đặt.
- Bảo trì thiết bị trong thời gian thuê theo hợp đồng.
- Tiếp nhận và hỗ trợ kỹ thuật khi phát sinh sự cố.
- Tư vấn thay đổi cấu hình khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi.
Thay vì khẳng định “giá rẻ nhất”, MTP nên hướng tới chi phí hợp lý trên tổng giá trị dịch vụ, bởi đối với doanh nghiệp, một chiếc máy rẻ nhưng thường xuyên dừng hoạt động có thể gây ra chi phí lớn hơn nhiều.
MTP – Đơn vị cho thuê máy photocopy cho doanh nghiệp
Thuê máy photocopy không đơn thuần là tìm một chiếc máy có giá thuê thấp. Doanh nghiệp cần cân nhắc đồng thời chất lượng thiết bị, công suất, sản lượng, chi phí bản in, bảo trì và khả năng hỗ trợ khi xảy ra sự cố.
Với Fuji Xerox/Xerox là dòng máy chủ lực cùng khả năng tư vấn thêm nhiều thương hiệu theo yêu cầu, MTP hướng tới giải pháp:
Đúng máy – Đúng nhu cầu – Chi phí phù hợp – Có kỹ thuật đồng hành.
Doanh nghiệp đang cần cho thuê máy photocopy có thể liên hệ MTP và cung cấp sản lượng in dự kiến để được tư vấn cấu hình phù hợp.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG MTP
Hotline: 0836 999 090
Email: mayphotocopymtp@gmail.com
Website: mtpcompany.vn
